در چارچوب تداوم نوآوری های تکنولوژیکی، روش های معمول رفتار تجاری در حال تغییر هستند. چندی پیش، کسانی که درگیر تجارت بودند مجبور بودند برای تبادل برخی اسناد محرمانه با شرکای خود، مخازن فیزیکی باز کنند یا قرار بود تمام اسناد را شخصاً در یک دوره مذاکرات رو در رو به اشتراک بگذارند. اگرچه، با ظهور VDR ها، روش جدیدی برای تبادل اطلاعات پدیدار شد.

VDR یک مخزن آنلاین برای کپی های دیجیتال اسناد حساس شرکت است و ورودی VDR را می توان برای گروه های خاصی از ذینفعان باز کرد. معمولا اتاق های داده مجازی با یک سیستم امنیتی چند وجهی محافظت می شوند. به همین دلیل، لازم نیست نگران استفاده نادرست، اشتراک‌گذاری غیرمجاز، تخریب، از دست دادن، نشت داده‌ها و غیره باشید. حفاظت با ابزارهایی مانند رمزگذاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم، واترمارک‌های پویا، اسکن ویروس، تأیید دو مرحله‌ای کاربر، تضمین می‌شود. فایروال ها و برخی دیگر از گزینه های کارآمد ذاتی اتاق های مجازی پیچیده.

علاوه بر حفاظت پیچیده از داده ها، یک اتاق مجازی به دلیل دسترسی فوری آن نیز مشهور است: می توانید هر زمان که بخواهید در سراسر جهان وارد اتاق شوید و حتی بدون رایانه یا لپ تاپ از طریق دستگاه های تلفن همراه خود به کار خود ادامه دهید. این بدان معنی است که شما فرصتی دارید که تقریباً بلافاصله اطلاعات خود را با سرمایه گذاران، کارمندان، شرکا و غیره خارجی خود به اشتراک بگذارید و انجام عملیات بدون هیچ وقفه ای در حال انجام است: شما مجبور نیستید سفرهای تجاری غیرمنطقی داشته باشید و به آنها کمک کنید. جلسات شخصی علاوه بر این، هنگامی که از VDR برای انجام معامله استفاده می کنید، به دلیل بخش پرسش و پاسخ، فرصتی برای اظهار نظر در مورد تمام فایل ها به طور مستقیم در پلتفرم دارید. >>>

علاوه بر این، اتاق داده مجازی فضای کاملاً مجهزی را برای کار به شما ارائه می دهد. مخزن مجازی معمولاً با ابزارهای متعددی عرضه می شود که روند معامله را تسریع و تسهیل می کند. به همین دلیل، با ادغام با مایکروسافت آفیس، نمی توانید مزایای ارائه شده توسط توابع جستجوی نوآورانه، ویژگی های فیلتر، گزینه های پیوند درون اسنادی را از دست بدهید. همه این ابزارها به شما امکان می دهند به طور مستقیم در مخزن مجازی حرکت کنید، اتاق داده مجازی را با عملیات خود تطبیق دهید، و فایل ها را مستقیماً در یک اتاق بررسی کنید. بنابراین، یک VDR مکان مجازی را در اختیار شما قرار می دهد که به همان اندازه برای تعامل با سهامداران و برای پروژه های خودتان مناسب است.

وقتی نوبت به تماس با ذینفعان می رسد، نباید خود را با راه اندازی مخازن مجازی متعدد برای معاملات متنوع خسته کنید. اتاق این فرصت را به شما می دهد تا کاربران اتاق را به گروه های مختلف جدا کنید و فقط برخی از فایل ها را با گروه های خاص مبادله کنید. به همین دلیل است که یک VDR برای اجرای همزمان تراکنش های متنوع کافی است. علاوه بر این، همه ذینفعان می توانند همزمان وارد اتاق شوند و به دلیل شلوغ شدن اتاق مجازی با کاربرانی که روی تراکنش دیگر کار می کنند، حتی یک معامله به تعویق نمی افتد.

علاوه بر این، هنگام استفاده از اتاق داده مجازی، در مورد آنچه در اتاق داده‌تان می‌گذرد به‌روز می‌شوید: گزینه ردیابی فعالیت هیچ یک از اقدامات انجام شده در داخل اتاق را نادیده نمی‌گیرد. از این رو، هر کاری که یک بازدیدکننده در اتاق داده مجازی انجام می دهد - مرور، دانلود، ویرایش فایل ها - ثبت می شود و در گزارش حسابرسی گنجانده می شود. این گزارش به شما امکان می دهد علاقه مندترین کاربران را شناسایی کنید، اقدامات کارمندان خود را مشاهده کنید و غیره.

یکی دیگر از ویژگی های ضروری VDR ها این است که می توانید با اضافه کردن لوگو در گزارش ها، ایمیل ها، حروف دیگر، طراحی مخزن مجازی خود در رنگ های خاص و غیره، اتاق خود را با تصویر شرکت سازگار کنید. بنابراین، با خرید یک صفحه وب سفارشی شده، می توانید خود را بسازید. اتاق بازتاب آنلاین شرکت شما برای همه شرکا و سرمایه گذاران بالقوه در سطح جهان است.

ویژگی‌هایی که اخیراً فهرست شده‌اند روشن می‌کنند که چرا VDR‌ها محبوب شده‌اند و چرا معامله‌گران به بهره‌برداری از پلتفرم‌های مجازی ترجیح می‌دهند. این حافظه های دیجیتال را می توان با نیازهای تراکنش های شما تنظیم کرد و باعث می شود تراکنش سریعتر انجام شود. در عین حال، مخازن مجازی نسبتاً ارزان هستند و می توانید با اطمینان بگویید که برای رسیدن به موفقیت فقط برای ویژگی هایی که فاقد آن هستید هزینه می کنید. به همین دلیل است که دلیلی وجود دارد که اتاق های داده مجازی را نادیده بگیریم و به روش های قدیمی کسب و کار وفادار باشیم. ماهیت انقلابی VDR ها افق های جدیدی را به روی شما و تجارت شما باز خواهد کرد!